Opvraagservice

Zodra uw archief bij Karmac in opslagbeheer is genomen, blijft u te allen tijde op de hoogte van de stand van zaken van uw archief. Anders dan veel andere opslagbedrijven werkt Karmac niet met losse Excellijsten of andere losstaande registratiemethodieken.

Karmac werkt voor de registratie met een online portal gebaseerd op de registraties in onze database, waarin de gegevens goed beveiligd opgeslagen worden. Zodra het archief is geplaatst en geregistreerd, kunnen de geautoriseerde medewerkers het archief van afstand beheren.
De contractbeheerder / opdrachtgever bepaald zelf wie er geautoriseerd mogen worden. Via de portal kunnen door de beheerder zelf autorisaties worden toegewezen en gebruikers worden geblokkeerd. 

Middels de gelaagde autorisatiemogelijkheden kunnen de medewerkers alleen het (deel)archief raadplegen, waar ze door de beheerder toe geautoriseerd zijn. Vanzelfsprekend kunnen onze medewerkers dat ook voor u regelen. De toegang tot de portal is vanzelfsprekend goed beveiligd met een inlognaam en wachtwoord. Aanvullend is een IP-adrescontrole mogelijk, zodat gebruikers alleen vanuit een vaste bedrijfscomputer toegang kunnen krijgen.

Vanzelfsprekend kunt u online dozen/dossiers (items) opzoeken, opvragen en volgen.
U kunt tevens de dozen of dossiers die zijn opgevraagd volgen. Het is mogelijk om in alle aanwezige (tag)gegevens te zoeken en zo te bepalen welk item u wenst op te vragen.
Bij het opvragen kunt u aangeven hoe snel en op welke wijze u het item wilt ontvangen. Heeft het spoed, kan het digitaal al binnen een uur of fysiek per koerier in een paar uur.
Wilt u bijvoorbeeld een dossier digitaal ontvangen, dan kan vanzelfsprekend ook geregeld worden. Wij scannen alle opvragen standaard voor u in kleur in en leveren het dossier als pdf/a bestand aan u op. Het pdf bestand wordt volledig op tekst doorzoekbaar voor u gemaakt middels OCR tekstherkenning.
Mochten er tekeningen in de opgevraagde dossiers aanwezig zijn, dan worden deze ook mee gescand en geleverd.
Naast dossiers, groot formaat tekeningen is het mogelijk om al uw op microfilm opgeslagen documenten digitaal te ontvangen. Karmac beschikt over microfilmscanners, die alle voorkomende variaties zoals rolfilms (16/35mm), vensterponskaarten, microfiches of jackets kunnen digitaliseren.
Tevens beschikken wij over boekenwipscanners, waarmee van gebonden boeken, scans gemaakt kunnen worden.
Karmac kan daarmee alle verschillende verschijningsvormen van door uw opgeslagen archief voor u opslaan en indien u wilt raadplegen digitaal aan u opleveren..

Rapportagemodule

Bij Karmac kunt u als een van de weinige professionele archiefopslagbedrijven gebruik maken van de Rapportagemodule.
Middels de rapportagemodule krijgt u volledig inzicht in het bij Karmac extern geplaatste archief. Zo kunt u zelf middels selecties binnen een door u zelf gekozen datumreeks, overzichten genereren van bijvoorbeeld:

De totale omvang van het archief, per afdeling, deelarchief, archiefsoort, soort dozen etc.
De aanwas archief per periode
De aantallen opvragen inclusief de details (zowel regulier als spoed opvragen).
Overzichten generen van uitgeleende items
Overzichten maken van te vernietigen items

Met name onze relaties die vanuit meerdere vestigingen werken, en waarbij het beheer van het archief bij meerdere medewerkers is belegd krijgen veel inzicht en overzicht, dankzij de rapportagemodule in opvraagservice.nl. In de onderstaande afbeelding vindt u een overzicht van de mogelijkheden van de rapportagemodule:


Middels het extern opslaan van uw archief bij Karmac behoudt u dus volledige controle over uw waardevolle archief!
Mocht u overwegen om uw archief door Karmac te laten beheren, maar eerst meer willen weten over de opvraagservice, maak dan een afspraak met een van onze specialisten.