Advocatuur & Notariaat

Bent u advocaat of notaris en op zoek naar gedegen extern beheer van uw papieren archief? Dan bent u bij Karmac Facilitair aan het juiste adres. Wij zijn gespecialiseerd in het archiveren van documenten met een juridische waarde en bieden u altijd de meest optimale uitkomst voor opslag, beheer en vernietiging. Ook uw administratieve gegevens op zijn bij ons in goede handen. Zo kunt u bij Karmac te allen tijde rekenen op de veiligheid, duurzaamheid en toegankelijkheid van uw archief, binnen de wettelijke bewaartermijn.

Soorten documenten en wettelijke bewaartermijnen

Zowel voor documenten uit de advocatuur als voor notariële documenten, gelden specifieke wettelijke bewaartermijnen. Deze kunnen, afhankelijk van het soort document dat u wilt archiveren, nog wel eens verschillen. Bij Karmac zijn we volledig op de hoogte van alle actuele bewaartermijnen en weten we u altijd te adviseren over hoe lang uw documenten opgeslagen moeten blijven. Aan de hand van deze kennis stellen we samen met u een selectielijst op voor uw archief, waardoor u geen documenten te lang bewaart of te vroeg vernietigt.

Bewaartermijnen voor de advocatuur

Archief uit de advocatuur bestaat doorgaans uit documenten met een juridische waarde (zoals zaakdossiers) en administratieve papieren uit bedrijfsvoering. Volgens de wet- en regelgeving moeten zaakdossiers minimaal vijf jaar na het afsluiten van een zaak bewaard worden. Voor dit soort dossiers geldt echter ook een verjaringstermijn voor de aansprakelijkheid van advocaten op beroepsfouten van twintig jaar. Wij adviseren daarom in dit geval deze twintig jaar aan te houden als bewaartermijn voor bepaalde documenten.

Wat betreft financieel administratieve papieren, schrijft de Belastingdienst een bewaartermijn voor van zeven jaar. Hieronder valt, onder andere, het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie en de loonadministratie. Daarnaast, geldt voor gegevens die betrekking hebben op personen, zoals personeelsdossiers, dat ze niet langer bewaard mogen worden dan nodig. Voor bewaartermijnen van overige documenten kunt u gerust contact met ons opnemen.Wij gaan graag met u in gesprek voor het opstellen van selectielijsten.

Bewaartermijnen voor notarieel archief

Een notarieel archief bestaat vaak voornamelijk uit notariële akten. Omdat deze documenten essentieel zijn voor de vastlegging, en daarmee de geldigheid, van overeenkomsten en verklaringen, wordt de eis gesteld dat deze akten eeuwig bewaard blijven. Ook wanneer een notaris stopt, moet zijn archief aan akten - het zogeheten protocol - bewaard blijven. Vaak wordt het dan overgedragen aan de opvolger. Extern archiveren kan bij zo’n overdracht (van vooral fysieke papieren) veel logistieke werkzaamheden besparen. Het archief blijft dan veilig opgeslagen en hoeft niet verplaatst te worden.

De bewaartermijn van financiële administratie is voor notarissen zeven jaar. Het gaat hier om administratieve papieren die voortkomen uit bedrijfsvoering, zoals het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie en de loonadministratie. Bij overige documenten, informeren wij u graag verder over de bijbehorende bewaartermijnen. Aan de hand van een nauwkeurige selectielijst kunt u de dossiers dan ook laten onderverdelen in een te bewaren en een te vernietigen archief. Doordat u hiermee gefaseerd en snel archiefdelen kunt laten vernietigen, bespaart u op korte termijn op de opslagkosten.

Passende opslag en beheer met aandacht

Afhankelijk van het type document dat u wilt archiveren, kan de best passende opslag nog wel eens verschillen. Hierbij is het in de eerste plaats belangrijk rekening te houden met de wettelijke eisen die gesteld worden voor een specifiek type document. Voor het bewaren van documenten met een juridische waarde, zoals zaakdossiers en notariële akten, is opslag in een geconditioneerde archiefruimte namelijk verplicht. Karmac Facilitair beschikt over zo’n archiefruimte, waarin u verzekerd bent van opslag die voldoet aan de hoogst wettelijke eisen.

Voor administratieve papieren gelden minder strenge eisen met betrekking tot opslaglocatie. Hiervoor zou onze palletopslag of ons magazijn met legbordstellingen al volstaan. De keuze tussen deze twee is afhankelijk van hoe vaak u verwacht de documenten op te moeten vragen uit de opslag.  Vindt er bijvoorbeeld een financiële controle plaats tijdens de bewaartermijn, waarvoor gearchiveerde documenten nodig zijn, dan vraagt u via onze opvraagservice gemakkelijker papieren op uit de palletopslag, dan uit de legbordstellingen. Bij Karmac Facilitair weten we, in elk opzicht, wat de best passende opslag voor uw documenten is en beheren deze te allen tijde met aandacht.

Digitaal archief en scanning on demand

Het digitaal procederen van zaken wordt, op grond van het programma Kwaliteit en Innovatie rechtspraak (KEI), steeds vaker verplicht. De digitale beschikbaarheid van uw gearchiveerde dossiers gaat hiermee hand in hand en archiefbeheer bij Karmac Facilitair schikt zich uitstekend voor deze nieuwe ontwikkeling. Met onze scanning on demand service heeft u de mogelijkheid om uw dossiers geheel digitaal te ontvangen. Via onze opvraagservice vraagt u gemakkelijk elk benodigd document op uit uw archief en ontvangt deze als gekleurd pdf-bestand dat volledig op tekst doorzoekbaar is. Zo heeft u alle voordelen van een digitaal archief terwijl uw archief fysiek is opgeslagen bij Karmac.

Archiefvernietiging

Als de bewaartermijn van uw documenten voorbij is, zorgt Karmac ook voor een veilige afhandeling ervan. Door samenwerking met een betrouwbare partner verzekeren wij u van foutloze archiefvernietiging. Het papier wordt verwerkt tot onherkenbare snippers, waarmee ook vertrouwelijk papier altijd naar behoren wordt vernietigd. Mocht u uw archief zelf opgeslagen hebben en enkel op zoek zijn naar betrouwbare vernietiging, dan helpen wij u ook graag verder.

Neem contact op

Wilt u meer informatie over de bewaarplicht, de opslagmogelijkheden en de vernietiging van uw archief uit de advocatuur of het notariaat? Wij gaan graag met u rond de tafel en passen onze kennis nauwgezet toe om tot de best passende totaaloplossing te komen.

Neem gerust contact op via de onderstaande buttons voor een gesprek met uitkomsten en een vrijblijvende offerte op maat.

Neem contact opBel 0320 28 69 45