Archief digitaliseren

Het digitaliseren van uw archief kan erg voordelig zijn voor uw bedrijfsvoering. Een digitaal archief is namelijk altijd en overal beschikbaar wanneer u documenten snel nodig heeft. Voor veel organisaties is het niet noodzakelijk om het gehele archief digitaal beschikbaar te hebben, maar is het wel handig dat als een archief nodig is, het digitaal in hoge kwaliteit geleverd kan worden. Niet elk document dat gearchiveerd is, zal opgevraagd hoeven worden. Voor dit soort documenten is een fysieke opslag in combinatie met onze Scanning on Demand service vaak een voordeliger oplossing. Karmac Facilitair biedt zo verschillende oplossingen voor passende digitalisering van elk soort archief.

Combineer digitaal archief met archiefopslag

Raadpleegt u uw archief niet heel regelmatig? Dan is het vaak gunstiger de digitalisering te combineren met fysieke archiefopslag. Met de scanning on demand service van Karmac Facilitair vraagt u alleen de documenten digitaal op die u echt nodig heeft. Zo worden er geen overbodige documenten gedigitaliseerd, wat scheelt in de kosten ten opzichte van het volledig digitaliseren van uw archief.
Daarnaast, speelt ook de bewaartermijn van uw documenten, papieren en dossiers mee in de best passende oplossing voor een digitaal archief. Is deze relatief kort, zoals de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar voor financieel archief? Dan bent u met fysieke opslag in combinatie met scanning on demand en een gedegen archiefvernietiging na afloop meestal goedkoper uit.

Uw hele (deel)archief laten digitaliseren

Als u een groot deel van uw archief geregeld moet raadplegen of digitaal beschikbaar wil hebben, dan is digitalisering een goed alternatief. Dan heeft u alle informatie direct beschikbaar met een volledig gedigitaliseerd archief. Ook hierbij is het handig om rekening te houden met de bewaartermijn van uw documenten, papieren en dossiers. Voor de opslag van bijvoorbeeld personeelsdossiers is digitaliseren een goede oplossing. Het beheer van de documenten in een personeelsdossier, met verschillende bewaartermijnen in het dossier is eenvoudiger en beter te beheren als u de dossiers gedigitaliseerd heeft.

Voor grotere scanprojecten, zoals het digitaliseren van het volledige archief, werkt Karmac Facilitair samen met zusterbedrijf Karmac Informatie & Innovatie. Zij kunnen overweg met alle verschillende soorten archief en scannen documenten van alle voorkomende verschillende formaten. Zowel papieren op A4 als A3-formaat, groot formaat tekeningen, boeken en microfilms: Karmac Informatie & Innovatie pakt het voor u op. Mochten de vertrouwelijke stukken bij u op locatie verwerkt moeten worden, dan is digitaliseren op locatie eveneens mogelijk.

Maak een afspraak

Wilt u meer informatie over het (gedeeltelijk) laten digitaliseren van uw archief? Afhankelijk van de grootte van uw archief, de wettelijke bewaartermijn en hoe vaak u documenten vanuit het archief opvraagt, bepalen wij de oplossing die het beste aansluit op uw budget en wensen. Wij gaan graag samen met u rond de tafel en passen onze kennis en ervaring toe om een passende totaaloplossing te bieden.

Neem gerust contact op via de onderstaande buttons voor een verhelderend gesprek en een vrijblijvende offerte op maat.

Neem contact opBel 0320 28 69 45