Archiefbeheer

Karmac Facilitair biedt de ideale oplossing voor bedrijven die op zoek zijn naar een betrouwbare partner voor extern archiefbeheer. Wij beheren uw archief in een van onze opslagruimten, die voldoen aan alle eisen op het gebied van veiligheid. Ook voldoen sommige opslagruimten aan de zeer strenge eisen die de Archiefwet (en regeling) hieraan stellen en voldoen aan de hoogste standaarden in de branche. Met onze archiefopslag helpen we u om kosten te besparen en om uw dossiers op een veilige en overzichtelijke wijze op te slaan.

Dynamisch of statisch archiefbeheer

U heeft bij ons verschillende mogelijkheden, daarom is er altijd een vorm van archiefbeheer die bij u en uw bedrijf past. We kijken graag samen met u naar oplossingen om uw archief te beheren. De mogelijkheden die we daarbij bieden, zijn grofweg onder te verdelen in 3 soorten: statische opslag, semi statische opslag en dynamische opslag.

Statisch Archiefbeheer

Statisch archiefbeheer is de ideale methode om het archief extern op te slaan, dat u zelden nodig heeft of gebruikt. Organisaties moeten vanwege wet- en regelgeving documenten bewaren vanwege wettelijke bewaartermijn. Ook als u deze documenten voor de dagelijkse activiteiten niet meer in eigen beheer hoeft te houden, moeten ze bewaard worden. Externe archiefopslag is voor die documenten meestal de beste oplossing. U heeft de zekerheid dat de archieven zorgvuldig bewaard worden, niet in de weg staan, geen kostbare ruimte in beslag nemen en tegen relatief lage kosten opgeslagen worden. Na het verstrijken van de bewaartermijn(en) kunnen de stukken door Karmac voor u vernietigd worden.

Semi Statisch Archiefbeheer

Semi statisch beheer is vooral geschikt om dossiers op te slaan, die u niet dagelijks gebruikt, maar wel regelmatig nodig heeft en dan snel toegankelijk moeten zijn. Veel ziekenhuizen maken van deze optie gebruik. Karmac heeft voor dit type archieven een uitgebreid magazijn met legbordstellingen beschikbaar, waar de dossiers net zoals bij u in de kast opgeslagen worden. Daardoor zijn ze net zo toegankelijk als u gewend bent en kunnen ze snel opgezocht en opgeleverd worden. Dat kan meestal al binnen een paar uur bij een reguliere opvraag of binnen een uur bij een spoedaanvraag. U profiteert hierdoor van alle voordelen van externe opslag, zonder de dagelijkse zorg en beheerskosten in huis.

Dynamisch Archiefbeheer

Bij dynamisch archiefbeheer is Karmac het verlengstuk van uw organisatie, een externe afdeling binnen uw bedrijfsvoering. De documentatie die u dagelijks nodig heeft binnen uw dynamisch archief plaatst u bij Karmac. Karmac beheert uw archief dan op dossierniveau, waardoor u snel toegang heeft tot de juiste documenten. Middels Scanning on Demand zijn de dossiers snel en in hoge kwaliteit digitaal voor u toegankelijk te maken en op te leveren. Een opvraag kan bij spoed vaak al binnen een uur geleverd worden, wat soms sneller is dan intern mogelijk is. Ook de fysieke dossiers zelf kunnen we vanwege onze zeer centrale ligging in Flevoland, met goede filevrije uitvalswegen vaak snel en betrouwbaar door heel Nederland bezorgen. Karmac beschikt hiervoor over eigen een eigen transportdienst met eigen auto's en eigen medewerkers.

Maak een vrijblijvende kennismakingsafspraak

Wilt u meer informatie over de verschillende manieren om uw archief te beheren? Maak dan gerust een afspraak bij Karmac Facilitair voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. We heten u welkom op een van onze locaties en geven u daarbij een uitgebreide rondleiding door ons mooie bedrijf.

Daarnaast is het natuurlijk mogelijk om uw wensen op het gebied van archiefbeheer te bespreken. Bel 0320 286 945, stuur een e-mail naar kf@karmac.nl of neem direct contact met ons op via onderstaande button.

Neem contact opBel 0320 28 69 45

Uw archief altijd bereikbaar

Bij Karmac is uw archief altijd bereikbaar. We bieden u een handige opvraagservice waardoor u uw dossiers opvraagt en ontvangt wanneer het u uitkomt. We maken alleen gebruik van eigen medewerkers die we nauwkeurig screenen. Zij leveren de documenten bij u aan volgens uw wensen: fysiek of digitaal. De dossiers worden afgeleverd op de locatie van uw keuze op het afgesproken tijdstip. Het gesloten transport is verzekerd met een transport- en reconstructieverzekering.

De voordelen van archiefbeheer bij Karmac Facilitair

Het archiefbeheer van Karmac Facilitair is gebaseerd op onze drie kernwaarden: veiligheid, betrouwbaarheid en privacy.

Archiefruimtes volgens de hoogste veiligheidseisen

Alle (geconditioneerde) archiefruimtes van Karmac voldoen aan de hoogst geldende veiligheidseisen in ons vakgebied. Dat houdt in dat we een NEN- en ISO certificatie hebben en dat we beschikken over een geldige registratie bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Verder zijn alle archiefopslagruimtes ingericht volgens de laatste wet- en regelgeving.

Uw documenten optimaal beschermd

Uw archief slaan we op in ruimtes die optimaal beschermd zijn tegen allerlei calamiteiten en externe invloeden. Inbraak, brand, ongedierte, schimmels en weersomstandigheden hebben daarom geen invloed op uw documenten. Karmac zorgt ervoor dat alle dossiers in topconditie blijven. Ook op de lange termijn.

Privacy waarborg

Bij Karmac bent u er zeker van dat uw dossiers in goede handen zijn. Al onze medewerkers hebben een nauwkeurige screening doorlopen. Verder hebben de werknemers van Karmac allen een geheimhoudingsverklaring en een integriteitsverklaring ondertekend. Een andere eis die we aan ons personeel stellen, is dat ze beschikken over een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG-verklaring). Vertrouwelijke documenten kunt u dus gerust bij ons opslaan.

Contact met ons opnemen

We vinden het belangrijk om ieder bedrijf een geschikte vorm van archiefbeheer te bieden. Daarom levert Karmac altijd maatwerk en zijn er geen vaste tarieven te noemen voor het extern opslaan van het archief. Prijzen van archiefbeheer zijn onder andere afhankelijk van de grootte van het archief, de duur van de opslag en de wijze waarop we het archief beheren. Voor meer informatie over onze mogelijkheden adviseren we u om contact met ons op te nemen. We beantwoorden graag uw vragen of we sturen u een op maat gemaakte offerte.

Voor het aanvragen van een offerte en het maken van een afspraak belt u naar 0320 286 945 of stuurt u een e-mail naar kf@karmac.nl.

Neem contact opBel 0320 28 69 45